Siempre, pero más en el mundo actual, se llevan a cabo una gran cantidad de reuniones de trabajo. Sea el campo que sea, siempre hay que realizar propuestas, intercambiar pareceres y buscar soluciones, entre otras acciones. De ahí la importancia que tiene el establecer un protocolo de reuniones. Con él pueden quedar fijadas las normas que se deben respetar.
Con el fin de que no se produzcan distracciones, de que no se hable de banalidades, deben fijarse los principios que acompañan a las reuniones, de establecer los códigos de conducta para celebrar reuniones exitosas.
Un pequeño análisis
Si hacemos un análisis de los puntos propuestos en la infografía, nos encontramos con lo siguiente:
- Es fundamental que los invitados a la reunión estén interesados en la misma, que no se distraigan y se aburran. Por ello es muy importante hacer una prueba previa de todos los elementos que se van a utilizar, no dejarlos al azar.
- Si se van a utilizar micrófonos y altavoces, debe comprobarse que funcionan perfectamente antes de comenzar la reunión.
- Se debe cuidar la buena presencia, vestir adecuadamente e ir perfectamente aseado, El responsable debe tener una buena presencia.
- Hay que efectuar la reunión en una sala que tenga una buena estructura y que no está sometida a ruidos.
- La puntualidad es primordial. Nunca se puede llegar a una reunión tarde, interrumpiendo lo que se está llevando a cabo. La recomendación es válida para el responsable y para todos los que van a tener alguna actuación en la misma.
- Si se va a utilizar un ordenador y navegar por la web, hay que tratar por todos los medios de evitar las distracciones. No se pueden tener varias pestañas abiertas en el navegador, solo la necesaria en cada instante.
- Antes de hablar hay que presentarse. También es muy importante el decir las cosas con claridad, sin hablar de temas que no vienen a cuento.
- Hay que ser amable con todos los participantes y no interrumpirlos cuando están haciendo su exposición.
- Siempre se debe solicitar a los participantes que hagan las preguntas al final. Así mismo hay que tratar de responder a dichas preguntas.
- Se debe tomar nota de todas las propuestas y agradecer a todos los presentes su colaboración.
Conclusión
Existen, como podemos ver en la infografía, una serie de apartados que nunca se deben realizar. Solo hay que leerlos y tenerlos en cuenta. Si hacemos todo lo que debemos y evitamos lo que no debemos hacer, conseguiremos reuniones de éxito.
