Introducción: Por qué la integración es importante ahora
Las empresas actuales recopilan datos de RR. HH., finanzas, operaciones y ventas. Cuando este conocimiento está disperso, la toma de decisiones demora más, los errores son más probables y se pierden oportunidades.
Generalmente, la gente no distingue entre el software de nóminas y las soluciones ERP. Los datos de nóminas son uno de los gastos más costosos de una empresa, pero no obtienen la información necesaria sin herramientas de inteligencia financiera y empresarial.
¿Qué pasaría si los datos de nómina se integraran directamente en los paneles de control del ERP? Esto uniría a finanzas, RR. HH. y liderazgo en cuanto a costos y rendimiento. El software de nómina y el ERP son potentes juntos. El siguiente paso en la analítica corporativa unificada.
Aprendiendo software de nóminas y ERP
Definamos los dos sistemas y sus funciones antes de analizar la integración.
Software de nóminas
El software de nómina determina los salarios, las retenciones y los beneficios de los empleados, y genera informes para su validación. La solución de nómina actual permite el seguimiento de la asistencia, los reembolsos y los pagos proactivos.
Software ERP
Sin embargo, un sistema ERP (planificación de recursos empresariales) integra finanzas, recursos humanos, compras e inventario en una plataforma común que optimiza la planificación y la previsión, proporcionando datos en tiempo real a todos los gerentes de diversas entidades. Ambas aplicaciones utilizan la nómina, los registros de empleados y la información contable. Utilizados por separado, estos dos sistemas generan pérdidas de tiempo, duplican datos y discrepan. Combinarlos permite un proceso inteligente y eficiente.
Integración de nómina y ERP
Las empresas con sistemas propios de nómina y ERP tienen muchos problemas:
- Misma entrada de datos: los equipos de RR.HH. ingresan manualmente los datos de nómina en el ERP para la contabilidad.
- Los registros que no coinciden pueden generar problemas de cumplimiento o de dinero.
- Informes retrasados: los líderes no conocen los costos ni las ganancias del personal en tiempo real.
- Cooperación insuficiente: los departamentos de Recursos Humanos y Finanzas están desconectados, lo que impide una rápida toma de decisiones.
Al conectar la información de nómina a un sistema ERP, las empresas pueden abordar este problema y centralizar los datos laborales y financieros. Esto reduce errores, agiliza la generación de informes y facilita la toma de decisiones.
Integración de nómina y ERP
La integración de dos sistemas requiere una transferencia automática de datos.
Normalmente, el flujo de trabajo implica:
- Sincronización de datos: Los módulos de RR.HH y finanzas del software ERP sincronizan los registros de los empleados, la nómina, las deducciones y los reembolsos cruzando la «T» en el ERP.
- Una vez procesada la nómina, el software ERP realiza automáticamente todos los asientos contables, proporcionando saldos del libro mayor actualizados instantáneamente.
- Todas las ventas, nóminas, presupuestos y ganancias se consolidan en un solo panel, producido específicamente para gerentes.
- API y middleware: los sistemas modernos utilizan API, más conocidas como conectores basados en la nube, para intercambiar información de forma segura y rápida entre sistemas, como un punto de entrada seguro.
El software de nóminas ejecuta virtualmente la nómina, y el ERP realiza los ajustes necesarios en las cuentas de gastos, las obligaciones fiscales y los estados financieros sin intervención humana. ¿Qué sucedió? Sin datos duplicados, datos financieros en tiempo real.
Razones clave para integrar la nómina y el ERP
- Datos más precisos
Introducir datos manualmente es fácil de cometer errores, especialmente al modificar la información de nómina o deducción. La integración mantiene sincronizados los datos de nómina y financieros, para que no difieran. - Datos financieros en tiempo real
La gestión financiera permite consultar el salario actual, las horas extra y los beneficios de los gastos. Esto ayuda a los empleados a calcular sus presupuestos y tomar decisiones financieras informadas. - Mejor cumplimiento y preparación para auditorías
Las empresas deben cumplir con numerosas y complejas leyes de nómina. Informes de cumplimiento, deducciones fiscales y pagos de PF/ESI. Todos los registros se encuentran en un solo lugar con sistemas integrados, lo que facilita el cumplimiento y las auditorías. - Ahorro de tiempo y dinero
Recursos Humanos y Finanzas pueden centrarse en el análisis en lugar de la administración, ya que la integración reduce las tediosas transferencias de datos. La automatización reduce los gastos operativos al automatizar procesos repetitivos. - Mejores decisiones estratégicas
Los datos de nómina pueden ser un indicador de los gastos laborales, la productividad y las tendencias de la fuerza laboral. El ERP utiliza esta información en inteligencia empresarial para brindar a la gerencia una mejor capacidad de toma de decisiones en cuanto a la asignación de recursos y el crecimiento.
Un ejemplo de integración en el mundo real
Considere una empresa manufacturera mediana de 500 personas con sistemas de nómina y ERP diferenciados. El departamento de finanzas carga los resúmenes salariales mensuales de RR. HH. al sistema ERP.
El ERP recibe los datos de nómina inmediatamente después de la integración:
- Recursos humanos puede detener la creación manual de archivos.
- Finanzas puede ver inmediatamente el gasto, los impuestos y los salarios.
- Los costes de los empleados y los márgenes de beneficio siempre se muestran en los paneles de gestión.
La empresa afirma que en unos meses:
- 40% menos papeleo,
- Los errores en las nóminas se redujeron en un 90% y
- Tomar decisiones sobre el ciclo presupuestario de forma más rápida e informada.
Problemas de integración de nómina y ERP
La integración es útil, pero problemática. Conocerlos con antelación ayuda a que las cosas progresen más rápido.
- Alinear diferentes formatos y campos de datos puede ser complicado, y los sistemas de mapeo pueden presentar desafíos.
- Muchos ven valor en la integración desde el principio, incluso frente a las preocupaciones sobre el retorno de la inversión a largo plazo.
- Crear nuevos equipos significa que los equipos necesitan tiempo y capacitación para ser conscientes de la situación.
- ¡Aquellos que trabajan con datos de nómina y que son sensibles al presupuesto de la organización deberán tomar la seguridad como prioridad muy en serio!
Cómo superar estos problemas:
- Elija un software de nómina con API abierta.
- Realizar lanzamientos graduales para evitar el caos.
- Planifique con RRHH, finanzas y TI.
- Después del proyecto, colabore con proveedores útiles.
Consejos de integración
Para garantizar una integración perfecta y una posible preparación para el futuro, implemente las siguientes prácticas recomendadas:
- Definir objetivos: establecer qué datos de nómina, personal e impuestos deben intercambiarse entre sistemas.
- Priorice las soluciones en la nube: el software de nómina y ERP basado en la nube respalda el crecimiento de su organización y es más fácil de actualizar.
- Verifique los datos antes de ensamblarlos. Limpie los elementos antiguos después de la integración para evitar duplicados y errores.
- Pruebe mucho: realice pruebas piloto del producto antes de lanzarlo para encontrar errores o datos incompatibles.
Supervise el rendimiento del sistema y optimice los flujos de trabajo.
Cómo se integra la inteligencia empresarial unificada
La inteligencia corporativa (BI) unificada implica una fuente única y confiable de datos de ventas, costos y rendimiento de los empleados. La integración del software de nómina con el ERP facilita esta técnica.
La combinación de datos de nómina con análisis de ERP permite a las empresas:
- Consulta cuánto cuesta cada departamento o proyecto para tu personal.
- Para predecir la economía, examine el historial de nóminas.
- La cantidad que usted paga a su personal depende del desempeño de su negocio.
- Encuentre artículos que vinculan el capital humano con el desempeño empresarial.
La integración convierte la nómina de una tarea administrativa a una herramienta de inteligencia diseñada para permitir a la gerencia tomar decisiones más rápidas y mejor informadas.
Conclusión
Integrar el software de nóminas al ERP no es una actualización opcional, sino una necesidad empresarial. Integra RR. HH. y finanzas, elimina pasos innecesarios y promueve el uso de datos en toda la empresa.
La conexión de la nómina y el ERP puede mejorar el análisis empresarial, las operaciones, el cumplimiento normativo y la gestión de costes en un momento en que cada opción cuenta. La integración simplifica la nómina y transforma la forma en que las empresas piensan, planifican y crecen.
Preguntas frecuentes
Q1. ¿Qué significa la integración de nómina y ERP?
La integración de nómina-ERP conecta su sistema de nómina con su sistema ERP para obtener datos e informes más rápidos para los equipos de RR.HH., finanzas y gestión.
Q2. ¿Esto beneficia a las pequeñas empresas?
Sí. Los sistemas ERP y de nóminas asequibles basados en la nube pueden expandirse con su organización.
Q3. ¿Cuánto tiempo se tarda en construirlo?
Esto tomará tiempo, dependiendo de la complejidad de su solución. Puede tardar semanas o meses.
Q4. ¿Qué solución ERP funciona bien?
Los ERP más populares con vínculo con la nómina son SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Zoho People y TallyPrime.
Q5. ¿Cuáles son los principales beneficios?
Procesamiento más rápido, menos errores, información en tiempo real, cumplimiento y mejores decisiones.
