Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) son ahora una parte importante del funcionamiento de cualquier empresa. Los paquetes de software ERP integran todos los procesos principales de una empresa, como finanzas, inventario, recursos humanos y atención al cliente. Sin embargo, muchos líderes empresariales temen usar sistemas ERP por una razón importante: el costo.
Necesita invertir mucho dinero en software, capacitación y en cambiar la forma de trabajar en su empresa para usar un sistema ERP. Pero, una vez más, la pregunta más importante es: ¿Vale la pena el retorno de la inversión?
Para las empresas que están creciendo y tienen muchas partes móviles, la respuesta suele ser sí, siempre que se haga correctamente y todos lo utilicen correctamente.
¿Qué es ERP y por qué es útil?
Planificación de recursos empresariales El software (ERP) es un tipo de software que agrupa y organiza tareas comerciales importantes, como la gestión de personas, la gestión del inventario, la gestión de la cadena de suministro, la gestión de clientes y más.
En lugar de usar diferentes sistemas u hojas de cálculo para cada departamento, el ERP crea una única fuente de datos en la que todos pueden confiar. El sistema permite que los departamentos compartan datos entre sí, lo que facilita y simplifica el proceso.
La clave del ROI del ERP reside en este enfoque centralizado. Cuando la información es precisa, fácil de encontrar y está actualizada, una empresa funciona mejor y toma mejores decisiones.
Los costos actuales de implementación de ERP
Antes de hablar del ROI, calculemos cuánto dinero invierte en su negocio. El coste de usar soluciones ERP suele incluir:
- Costos de licencias de software o suscripciones
- Configurar el sistema y hacerlo funcionar
- Personalización según las necesidades del negocio
- Obteniendo datos de sistemas antiguos
- Trabajadores docentes
- Ayuda y mantenimiento que nunca termina
También hay un efecto a corto plazo en la productividad, pero esto se debe a que los trabajadores se están acostumbrando al nuevo sistema. Por lo tanto, los costos variarán según el tamaño y la complejidad de cada empresa. Sin embargo, conviene considerar la implementación de un ERP como una inversión a largo plazo, no a corto plazo.
Dónde el ERP le resulta rentable
1. Operaciones que funcionan bien
Una de las primeras ventajas del ERP es que automatiza las tareas. Hay mucho menos trabajo que repetir una y otra vez.
Con pasos más fáciles de entender:
- Los trabajadores tienen menos tiempo para realizar sus trabajos habituales
- Menos errores
- Los flujos de trabajo se mueven más rápido
Esto se traduce en menores costos laborales y mayor productividad para todos los departamentos a lo largo del tiempo.
2. Mejorar el inventario y la cadena de suministro
No llevar un registro de su inventario puede costarle mucho dinero a las empresas, especialmente si venden productos. El exceso de inventario es tan malo como perder dinero, y la falta de stock significa pérdida de ventas.
Con los sistemas ERP obtendrás los siguientes beneficios:
- Vigilancia de los niveles de existencias en tiempo real
- Reordenamiento automático
- Mejor predicción de la demanda
- Mejor trabajo con los proveedores El resultado es un mejor inventario, menos desperdicio y un mejor flujo de caja, todo lo cual tiene un efecto directo en el ROI.
3. Tener control y ver tu dinero
ERP reúne todos los datos financieros de una empresa, lo que permite a los líderes empresariales ver fácilmente cómo está funcionando su empresa.
Estos son algunos de los beneficios:
- Terminar el mes antes
- Informes sobre finanzas que ocurren por sí solos
- Mayor seguimiento de las reglas
- Mejor seguimiento del dinero que entra y sale
Los tomadores de decisiones pueden ahorrar dinero y evitar que pequeños problemas se conviertan en grandes problemas financieros al obtener información financiera oportuna y precisa.
4. Tomar mejores decisiones
Los paneles de control y las herramientas de informes que permiten ver indicadores clave de rendimiento son ahora características integradas de los sistemas ERP modernos .
En lugar de utilizar informes antiguos u hojas de cálculo que no funcionan, los ejecutivos podrían intentar consultar:
- ¿Qué tan bien van las ventas?
- Qué bien funcionan las cosas
- Qué están comprando los clientes
- ¿Cuánto se está ganando? Por lo tanto, tomar decisiones basadas en datos reduce las conjeturas y hace que el proceso de planificación sea más eficiente. Esto genera más ventas y una empresa basada en datos se convierte en líder del mercado.
5. La capacidad de crecer y hacerse más grande.
Cuanto más grande se vuelve una empresa, más complejo se vuelve su negocio. Gestionar muchos sistemas diferentes requiere mucho tiempo y dinero.
Los sistemas ERP pueden hacerse más grandes.
Los sistemas ERP son útiles:
- Entrar en nuevos mercados
- Se están concretando más acuerdos
- Más líneas de productos
- Operaciones que tienen lugar en más de un lugar
Una empresa no tiene que comprar muchas herramientas diferentes para diferentes problemas; puede usar una plataforma para todo.
Beneficios que son reales y los que no lo son
Los beneficios financieros cuantificables y las ventajas estratégicas potenciales son componentes del ROI del ERP.
Ventajas reales:
- Menos dinero gastado en negocios
- Los costos de mantener existencias son menores
- Más dinero entra porque las cosas van bien
- Errores que cuestan menos
Beneficios que no se pueden tocar:
- Los empleados trabajan mejor juntos
- Más trabajo realizado
- Mejor servicio al cliente
Una mayor ventaja sobre la competencia Es difícil poner números a los beneficios que no se pueden ver, pero generalmente agregan valor con el tiempo y tienen un gran impacto en el desempeño del negocio.
¿Cuánto tiempo tardaré en recuperar mi dinero?
El ERP no es una solución rápida. Cuando las empresas deciden usar un sistema ERP, suelen empezar a ver resultados después de 12 a 24 meses.
Hay muchas cosas que pueden cambiar la línea de tiempo:
- El plan para ponerlo en práctica fue bien elaborado.
- ¿Cuántos trabajadores lo están utilizando?
- Compromiso de los líderes
- Intentar mejorar los procesos. Las empresas que invierten en una buena formación y gestión del cambio suelen obtener un retorno de la inversión más rápido. Por otro lado, una mala implementación puede hacer que los beneficios tarden más en aparecer y reducir la rentabilidad. ¿Vale la pena invertir en un ERP?
Pero no todas las empresas necesitan un sistema ERP. Por ejemplo, las pequeñas empresas con sistemas bastante sencillos podrían no necesitar un programa tan complejo. En segundo lugar, las empresas que no tienen una idea clara de cómo usarán el ERP podrían no sacarle el máximo provecho.
Pero para las empresas que están creciendo y tienen operaciones complicadas, comprar ERP sería una buena idea.
El ERP es más que un simple software; ayuda a las empresas a crecer, haciéndolas más eficientes, ahorrándoles dinero y dándoles mayor control sobre sus operaciones. También les proporciona la infraestructura que necesitan para crecer.
El uso de sistemas ERP ofrece beneficios a largo plazo, pero solo si se utilizan correctamente y con un buen liderazgo. Estos beneficios son mucho mayores que los costos de instalación.
No importa cuánto cueste el ERP; lo que importa es si la ineficiencia cuesta más.
